Under pandemin tvingades alla gå över till digitala möten – och till mångt och mycket på egen hand lista ut hur det funkade. När vissa nu återvänder till kontoret blir alltfler möten hybrida – det vill säga att en del deltar fysiskt och andra på distans. Att lyckas med effektiva hybrida möten är faktiskt mycket svårare än när alla deltar online.

Microsoft och andra leverantörer investerar nu kraftigt i att förbättra sina mötesplattformar för att på så vis förbättra upplevelsen för alla mötesdeltagare – den ena funktionen coolare och mer hi-tech än den andra. Personligen gillar jag många av funktionerna, som exempelvis att kunna svara på en mötesinbjudan med besked om hur man ämnar delta, eller funktionen som automatiskt ljussätter videoflödet så att folk kan se din bild bättre. Men den ständiga strömmen av nya funktioner kan också kännas överväldigande.

Outlook | © Storyals

Om man enbart fokuserar på tekniken kan man också lätt tappa fokus på den allra viktigaste aspekten av ett bra möte – nämligen att samla människor och få saker gjorda! I den här bloggen kommer jag att dela med mig av några praktiska tips för hur man lyckas med hybridmöten.

1. Sitt tillsammans om ni kan

Om det är något vi lärt oss under pandemin så är det att mänsklig kontakt och fysiska möten är ovärderliga. Så om några av mötesdeltagarna har möjlighet att sitta tillsammans tycker jag att de ska göra det. Att ta en paus från skrivbordet, byta miljö eller träffa kollegor i korridoren är alla viktiga delar för vårt dagliga välbefinnande. Med det sagt måste man tänka på att alla inte kan eller vill delta fysiskt. En bra tumregel är att alltid inkludera en online-länk till alla möten. Om du inte vill förvirra deltagare med både en fysisk plats för mötet OCH en digital länk så kan du lägga till en mening om att du uppmuntrar alla att delta fysiskt, men att man är lika välkommen att delta digital.

Digital arbetsplats | © Storyals

2. Få alla att logga in på mötet

Bara 7,8 % av de nästan 90 miljoner mötesrum som finns världen över är videoutrustade enligt forskning från Frost & Sullivan. Och även de som har utrustningen är förmodligen inte sofistikerade nog för att skapa en optimal mötesupplevelse för alla. Microsoft annonserade nyligen riktigt häftiga funktioner som kommer till Microsoft Teams och Microsoft Teams Rooms framöver. Bl.a. kommer kameror som använder ”AI-driven aktiv högtalarspårning” för att förstå vem som pratar och då zoomar in på den personen, multipla videokanaler så att varje mötesdeltagare visas i ett separat fönster på skärmen oavsett vart de sitter, samt ansiktsigenkänning som gör att man kan få namnskyltar till varje mötesdeltagare.

Digital arbetsplats | © Storyals

Men hur häftiga de här lösningarna än må vara så är de inte verkligheten för merparten av världens organisationer – och kommer förmodligen inte vara det på mycket länge heller. Men det finns även både enkla och billiga (!!) lösningar man kan tillämpa för att förbättra sina hybrida möten. Uppmuntra till att börja med alla att logga in på mötet från sin egen dator – oavsett vart ifrån de deltar – och att alla har kameran på. De som sitter i samma rum måste stänga av sina mikrofoner och högtalare och se till att det bara finns en aktiv ljudkälla i rummet. På så sätt syns alla deltagare separat på skärmen, samt får tillgång till kommunikations- och samarbetsverktyg, såsom möteschatten, uttryckssymboler och omröstningar.

3. Skaffa rätt ljudenheter

Att kunna höra alla ordentligt är nyckeln till ett lyckat möte. Sprakande röster, störande bakgrundsljud, personer som pratar utan att mikrofonen är påslagen eller irriterande ekon är sånt som bidrar till en riktigt dålig mötesupplevelse. Till alla chefer – ni måste se till att alla anställda har tillgång till bra ljudenheter. För möten där deltagarna befinner sig i samma rum är en bra högtalare en investering väl värd pengarna. För anställda som jobbar mycket på distans eller i digitala möten är ett headset avsett för just onlinemöten lika viktigt. Lägg till lite extra för att få riktiga Teams-certifierade headset och mikrofoner! Det gör en enorm skillnad!

4. Engagera alla

En av de största utmaningarna för chefer idag är att få alla att känna sig inkluderade, oavsett var de befinner sig. Detta påverkar inte bara anställdas produktivitet, utan även hälsa och välbefinnande. Gör därför ditt bästa som mötesarrangör för att aktivt inkludera alla deltagare. Det kan man göra genom enkla saker som att be människor om input, be särskilda personer om feedback, lyfta fram någon när de talar eller få någon att dela sin skärm och vsa något. Att umgås med andra är så mycket enklare om man kan se dem. Uppmuntra därför alla att ha kameran på – och om möjligt även sin mikrofon (det beror såklart på storleken på mötet). Även om vissa alltid deltar utan kameran är det viktigt att ändå behandla dem som ”likvärdiga medborgare”. Engagera dem i diskussionerna och be om deras input. Tänk också på att när man är i ett digitalt möte måste man överdriva sina uttryck för att få fram vad man menar och tycker. Använd digitala uttryck (hjärtat, tummen upp, skratt o.s.v) under mötet för att visa andra deltagare vad du tycker och reagerar på.

 Microsoft Teams | © Storyals

5. Använd en digital whiteboard

Jag är ett stort fan av den klassiska whiteboarden! Men att använda den traditionella tavlan blir ett problem om alla inte är fysiskt i samma rum. Det är svårt för mötesdeltagare online att se och engagera sig på distans. Jag rekommenderar starkt att du testar en digital whiteboard. Personligen använder jag Microsoft Whiteboard. Att ha ett visuellt verktyg för att samla idéer och tankar är ovärderligt när det kommer till brainstorming. Men testa det ordentligt innan du använder det i ett möte. Som med alla hjälpmedel och verktyg är det viktigt att känna sig bekväm med funktionerna för att det ska fungera bra. Med en digital whiteboard kan man enkelt samla idéer på digitala post-its, infoga bilder, lägga till klistermärken, symboler eller rita för hand. Du kan använda samma whiteboard om och om igen (eftersom ytan är oändlig) och enkelt dela den med ditt team.

Microsoft Whiteboard | © Storyals

Även om det såklart finns så mycket mer att säga om hybrida möten är de här enkla stegen en riktigt bra start. Som alltid är det bästa man kan göra att lära sig av andra och prova sig fram.

Boka Storyals workshop om hybrida möten för att öka dina digitala färdigheter och få hjälp av våra erfarna experter. Få nya insikter, praktiska tips och vägledning för att förbättra ditt digitala ledarskap.

 Läs mer om Storyals workshop