Hur kan organisationer arbeta proaktivt och implementera moderna IT-lösningar för att stärka och driva på den digitala kompetensen?

Den här bloggen är baserad på ett webbinarium Storyals höll i januari 2021, tillsammans med framgångsrika aktörer inom digitalisering. Martin Wallgren, Group CIO på Gulf Agency Company (GAC), ett internationellt logistikföretag baserat i Förenade Arabemiraten, delade med sig av nycklar till framgång och hur man lyckas med sitt digitala förändringsarbete.

Här kommer 5 framgångsfaktorer för hur man implementerar proaktiva IT-lösningar och ökar den digitala kompetensen:

1. Få upp frågan på ledningsgruppen dagordning

För att driva digital kompetens måste lärande upp på ledningsgruppens dagordning. Det kan inte enbart vara en fråga för HR eller IT-avdelningen. Ökad digital kompetens är en fråga för hela organisationen och initiativet måste sanktioneras från ledningen och andra nyckelpersoner inom organisationen. Alla måste kunna hålla och delta i digitala möten, hitta och dela digitala anteckningar, och om man har investerat i Microsoft 365 är det viktigt att användare kan nyttja moderna verktyg som Forms, Planner, Teams, o.s.v.

Martin Wallgren har i sin roll som Group CIO, drivit på det digitala förändringsarbetet och sett till att alla inom organisationen har relevant digital kompetens.

”När jag kom till GAC fick jag börja med att sätta mig i skolbänken och gå igenom fem olika utbildningsmoduler, berättar Martin. Det gör alla på företaget, oavsett var i organisationen man arbetar”, fortsätter han.

Avgörande för att få igenom en sådan policy är att ledningen både förstår, står bakom och agerar förebilder, i fråga om kontinuerligt lärande och digital kompetensutveckling. Olika delar av verksamheten, såsom HR, IT och Marknad, måste därefter arbeta tillsammans för att förändringsarbetet ska få genomslag.

Kort sagt, för att lyckas med digitalisering och det digitala lärandet måste frågan upp på ledningsnivå, och därefter genomsyra hela organisation med ett gemensamt ansvar för implementering och efterlevnad.

2. Implementera en digital utbildningsplattform (LMS).

Utbildning brukade vara förknippat med klassrum och fysiska lektioner där en lärare stod längst fram och höll i undervisningen. Repliken ”jag är på kurs den veckan” brukade användas flitigt. Numer sker utbildning online och klassrum har ersatts av en digital utbildningsplattform, ett s.k. Learning Management System (LMS). Det finns olika typer av utbildningsplattformar. Den vi på Storyals valt att jobba med är LMS365. Fördelen med den plattformen är att den är väl integrerad med Microsoft 365 – och framförallt Teams, samt att den kan användas både för digitala och fysiska utbildningssammanhang. LMS365 ger också användare möjlighet att skapa egna utbildningar och på ett enkelt sätt tilldela kurser till enskilda individer, samt följa upp hur det går. Det är viktigt att man väljer ett LMS som passar den egna organisation och de användningsområden man tänkt sig.

På GAC har vi numer en hel avdelning som jobbar med innehåll, underhåll av utbildningarna, samt ser till att folk går de kurser de ska. En del av vår företagspolicy är att man går vissa kurser varje år, förklarar Martin Wallgren.

Den här policyn har vi av två anledningar: 1. Att försäkra oss om att vi har de kunskaper vi behöver – och i vissa fall enligt lag måste ha. 2. Vi tvingar alla att lära sig använda utbildningsplattformen, vilket gör det lättare att rulla ut andra kompletterande kurser om det behövs. För GAC har det här fungerat fantastiskt bra och är en av nycklarna till vår framgång.”

3. Skapa acceptans för utbildningsplattformen

Som nämns i punkten ovan är det viktigt att alla i organisationen känner till och kan använda utbildningsplattformen. Det kan då vara bra att liksom, som GAC, göra vissa kurser obligatoriska och med krav på att de ska göras årligen. Exempel på sådana kurser skulle kunna handla om interna och externa säkerhetspolicys, värdegrunder och företagskultur eller kundbemötande. Därefter är det enkelt att tilldela kompletterande utbildningar till specifika avdelningar eller medarbetare.

”För oss är det är också väldigt viktigt att utbildningsplattformen känns proffsig, förklarar Wallgren. Har man en dålig användarupplevelse går man ogärna tillbaka. Det gäller därför att lägga tid och kraft på plattformen så den känns tydlig, snygg och relevant. Det går inte att bara köpa in ett system och tro att det ska fungera av sig själv.”

4. Förse anställda med kontinuerlig digital kunskap

Med dagens extremt snabba tekniska utveckling är det nödvändigt att skapa en kultur av kontinuerligt lärande och kompetensutveckling. Microsoft har de senaste åren lanserat nya funktioner i en galen takt och för att hänga med krävs regelbunden vidareutbildning. Numer sker det inte längre ”på kurs”, utan bör finnas tillgängligt on-demand direkt i din LMS, i form av korta utbildningsmoduler eller till och med s.k. micro-learning (korta filmer på bara några minuter). Som organisation har man ett ansvar att förse sina medarbetare med relevant kompetens och möjlighet att lära sig de moderna digitala verktygen, så att de känner sig bekväma att använda dem i sitt arbete.

Alla som har ett budgetansvar måste helt enkelt räkna in en post för internutbildning. Det handlar om att få personalen att växa och lära sig något nytt. Då kommer de vilja stanna kvar på företaget och bidrar till en positiv företagskultur, säger Martin Wallgren.

Här tar GAC hjälp av Storyals för att förse användarna på GAC med kontinuerligt uppdaterat utbildningsmaterial på hur man kan jobba smartare med de många verktygen in Microsoft 365. GAC har en Storyals Lite prenumeration där användare dels kommer åt kunskapen via Office-portalen, men också via GACs Online Academy.

5. Våga ställa krav!

Våga ställa krav på ledningen och våga ställ krav på de anställda att investera tid för att öka sin digital kompetens. Men våga också ställa krav på era leverantörer, vare sig det är Microsoft, Storyals eller andra aktörer. Se till att jobba med leverantörer som ni känner lyssnar och förstår era behov. På Storyals tar vi alltid till oss av våra kunders feedback och ser till att förbättra och förtydliga där vi kan. Undertexter på olika språk var ett sådan krav från en kund och numer kan man få Storyals utbildningsserier på en rad olika språk. På Microsoft kan man använda deras User Voice, där kan vem som helst gå in och önska funktioner för olika tjänster och produkter. Om tillräckligt många säger samma sak kommer det att hamna på listan för de som bygger mjukvaran.

Avslutningsvis,

Om du vill ha fler tips och råd om hur man kan öka den digitala kompetensen får du gärna höra av dig till oss på Storyals! Vi brinner för den här frågan och har lång erfarenhet, både nationellt och internationellt.

Lycka till med att öka er digitala kompetens!