Den ultimata guiden för att kommunicera effektivt med Microsoft Teams

En av många fördelar med att använda Microsoft Teams är att du kan skapa en mer öppen och transparent dialog där de anställda känner sig mer engagerade – särskilt teammedlemmar som arbetar på distans. Med Teams håller de anställda sig informerade om vad som händer – vilket resulterar i snabbare resultat och högpresterande teammedlemmar. Å andra sidan, om du inte vet hur man använder Teams för att kommunicera effektivt, riskerar du att exkludera medarbetare i att få del av viktig information, skicka onödiga aviseringar och i slutändan minska produktiviteten och teamets effektivitet. I den här bloggartikeln delar jag med mig av mina erfarenheter för att hjälpa dig att kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams.

Del 1 – Förstå vilken typ av meddelande du ska använda och när

Först behöver du förstå de många olika sätt som finns att skicka meddelanden i Teams och när ska du använda vad.

Chatt – Genom Microsoft Teams kan du skicka ett meddelande till en eller flera personer via chatt. Meddelandet kan innehålla text, bilder, GIFs, ett inspelat röstmeddelande, ett videoklipp – i stort sett all typ av media. Chattmeddelandet är exklusivt för personerna i chatten.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

De filer du delar i chatten laddas upp till din OneDrive för företag, vilket ger automatisk redigeringsbehörighet till alla i chatten.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Via chatten kan du @omnämna vem som helst i din organisation eller någon i en extern organisation, förutsatt att de finns tillagda i din kontaktlista och har tillgång till Microsoft Teams. (Din organisation måste också tillåta extern kommunikation.)

Kanalinlägg – Ett annat sätt att skicka ett meddelande är att skriva det som ett kanalinlägg.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Du kan snabbt skriva ett meddelande eller svara på en konversation genom att skriva meddelandet i textrutan i kanalen och trycka på Enter. Du kan även öppna formateringsrutan för att komma åt fler redigeringsverktyg. Med utökad textruta kan du även välja vilken typ av meddelande du vill skicka:

En ”annons”, vilket passar för ett mer formellt och nyhetsvärdigt meddelande.

En ”konversation”, vilket är mer informellt och passar bra för att inleda en dialog.

När du har utökat textrutan så kan du även lägga till ett ämne i ditt meddelande, något jag personligen gör i alla mina konversationer för att underlätta läsbarheten i konversationstrådarna.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Samtal & Möten – Du kan även kommunicera via samtal och möten, men mer om det i ett annat blogginlägg. 😊

Så när ska man använda vad?

För att skapa en öppen miljö där arbetsrelaterade diskussioner inte hålls bakom ”stängda dörrar”, rekommenderar jag att du som regel använder kanalkonversationer för de flesta av dina meddelanden. Till skillnad från e-post, behöver du inte oroa dig för att ”översvämma någons inkorg” eftersom det inte finns någon inkorg att städa upp i Teams! Istället bestämmer människor själva hur mycket information de vill ta till sig och bli notifierade om.

Chatt är bra för snabba bekräftelser från individer, icke arbetsrelaterade konversationer, eller samtal med ett fåtal personer där meddelandena innehåller känslig information. Om du ofta har diskussioner med samma grupp är det bättre att skapa en privat kanal i ett befintligt team där ni alla är medlemmar.

I vår husanalogi liknar vi ett chattmeddelande med att gå över till en kollega för att berätta något eller få svar direkt. På samma sätt skulle en kanalpost kunna vara jämförbar med att lämna ett meddelande på någons skrivbord, och som kan läsas när det passar.

Del 2 – Använd @omnämningar för att få folks uppmärksamhet

@omnämningar är det universella sättet att få någons uppmärksamhet i Teams. Du bör använda @omnämning i ett kanalinlägg när du vill försäkra dig om att mottagaren verkligen uppmärksammar meddelandet.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Även om du inte skriver ”@”-tecknet före en persons namn kommer Teams att ”anta” att du vill omnämna dem och automatiskt lägga till det åt dig. Om du inte vill omnämna dem specifikt tar du bara bort @-tecknet. Observera att i kanalkonversationer kan du bara @omnämna individer som ingår i teamet. Du kan också @omnämna ett helt team eller en specifik kanal. Du kan enkelt se vem som är medlem i ett team genom att gå till teaminställningar och utöka medlemslistan. Däremot är kanalomnämnanden lite knepigare… Som avsändare av ett meddelande kan du inte se vem som ”lyssnar” på kanalomnämnanden och som teamägare kan du inte tvinga folk att aktivera kanalaviseringar. Det du kan göra är att utnyttja funktionen ”taggar” – mer om det i del 4.

Du bör alltid använda @omnämningar när du vill vara säker på att de som omnämns verkligen uppmärksammar meddelandet. Om du skriver ett meddelande där ingen förväntas svara eller göra något särskilt kan du skicka meddelandet utan något omnämnande alls. Det kommer fortfarande att finnas tillgängligt för alla i kanalen när de scrollar igenom kanalinläggen.

Del 3 – Gör inställningar för aviseringar för att optimera ditt fokus

När vi nu har gått igenom hur du bäst skickar meddelanden, låt oss då ta en titt på hur du får aviseringar om meddelanden. I Teams kan du få aviseringar om meddelanden på följande sätt:

Banner – Det är det lilla popup-fönstret som visas i nederkanten på skärmen. Detta är det mest märkbara (och störande!) sättet att bli aviserad på.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Flöde – Det är listan över aktiviteter som du kan se genom att klicka på ”Aktivitet” längst upp till vänster i Teams-fönstret.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

E-post – Det är ett e-postmeddelande som skickas av Teams till din vanliga e-post och som informerar dig om aktiviteten i Teams.

Standardinställningarna för aviseringar i Teams är att meddela dig om allt – överallt. Så det är viktigt att du ändrar aviseringsinställningarna i Teams för att använda det effektivt. Klicka på din profilbild, ”Inställningar” och sedan ”Aviseringar”. Om du aktivt använder Teams för att samarbeta behöver du absolut inte få aviseringar om aktiviteter i Teams även till din e-post. Jag rekommenderar att du bara låter det här alternativet vara aktiverat om du är en sällsynt Teams-användare och vill se till att inte missa någonting.

Om du inte vill bli avbruten bör du begränsa antalet ”Banner”-aviseringar du får. Det kan du ändra det till ”Visa enbart i flöde”. På så sätt kan du följa upp meddelanden när du har tid att göra det genom att bara gå till ditt aktivitetsflöde. Nedan följer ett exempel på mina aviseringsinställningar. (Men det bör också påpekas att jag är extremt aktiv i alla team jag är en del av och vill därför bara få banners för team- och kanalomnämningar.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

För många skulle det bara vara bättre att enbart se aktiviteterna i aktivitetsflödet, för att minimera att hela tiden bli störd. Men rekommendationen är såklart att justera inställningarna så att de passar just dig.

Aviseringsinställningarna på mobilen är ganska lika. Här har du möjligheten att aktivera vad som kallas ”Tysta Timmar”. Jag kan varmt rekommendera att du aktiverar detta på helger och kvällar om du vill ha en paus från jobber och njuta av ledigheten!

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Del 4 – Välj vilka kanaler du vill vara en del av

Som standard visar Teams de tre kanaler där det är mest aktivitet, i något av de team som du är medlem i. För dessa kanaler kommer du att bli aviserad om någon @omnämner kanalen. För dolda kanaler får du ingen avisering om kanalomnämningar. Du kan bestämma själv vilka kanaler du vill visa och dölja. Klicka på ”Fler alternativ” bredvid kanalen och välj ”Visa/Dölj”.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Om du också vill få aviseringar i ditt aktivitetsflöde om alla nya aktiviteter i kanalerna (även de där du inte omnämns) kan du välja att aktivera kanalaviseringar. Klicka på ”Fler alternativ”, ”Kanalaviseringar” och välj sedan dina aviseringsinställningar för kanalomnämningar och nya inlägg. Inställningarna här överskrider de allmänna inställningarna för kanalomnämningar som du har ställt in för hela ditt konto.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Fördelen med kanalomnämningar är att du enkelt kan omnämna enbart kanalen (och inte hela teamet). Nackdelen är att du som avsändare inte kan veta säkert vem som faktiskt läser meddelandet i just den kanalen.

Min rekommendation här skulle vara att skriva ett meddelande i kanalen där du @omnämner de individer som du vill ska hålla koll på just den kanalen och be dem att aktivera kanalaviseringar. Nästa gång kan du bara @omnämna kanalen och vara säker på att de du vill uppmärksammar den.

Den 6 mars 2020 introducerade Microsoft så kallade “taggar” i Teams. Genom den här funktionen kan du tagga särskilda personer i ett team för att senare kunna @omnämna dem gemensamt. Ett exempel: låt oss säga att du har ett team där du vill tagga ett antal deltagare som ”Champions”. Du kan tagga dem och sedan @omnämna taggnamnet. På så vis når du alla samtidigt och kan vara säker på att de blir aviserade.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Del 5 – Använd inställningen för närvarostatus aktivt för att visa din tillgänglighet

Du kan visa din tillgänglighet för andra och få viktig fokustid utan aviseringar med hjälp av din närvarostatus. Det finns 5 olika sätt att visa din status i Teams.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Tillgänglig – Det är din gröna status. Du visar andra att du är online och tillgänglig för samtal, chatt o.s.v.

Upptagen – Det är din röda status som indikerar för andra att du är upptagen. Du behöver inte ändra närvarostatus till upptagen själv. Team kommer automatiskt att göra det åt dig om du har något bokat i din kalender eller om du är i ett möte eller samtal. Även när din närvarostatus är inställd på upptagen så får du popup-meddelanden eller s.k. banners på skärmen.

Stör ej – Det här är din ”Stör ej”-status, vilket indikerar att du inte vill bli avbruten. När din status är inställd på ”Stör ej” så får du inte popup-aviseringar alls. De noteras istället i ditt aktivitetsflöde. Du bör använda denna status när du vill fokusera på en särskild uppgift och inte bli avbruten. Eller om du delar din skärm och inte vill att andra ska se popup-aviseringarna som annars kommer upp.

Strax tillbaka – Det här är din oranga status. Den visar för andra att du inte är tillgänglig just nu, men att du strax kommer tillbaka. Denna status kan bara ställas in manuellt.

Inte vid datorn/Visa som inte vid datorn – Detta är en annan version av din oranga status, som bara visar att du är borta från datorn (utan att också meddela att du snart kommer tillbaka). Denna status ställs in automatiskt av Teams om du inte har använt din dator på tio minuter eller mer. Du kan också ställa in den manuellt genom att välja ”Visa som inte vid datorn”-status. Detta kan vara användbart om du inte vill visa andra att du inte kan svara direkt, men fortfarande vill få popup-aviseringar.

Du kan också ställa in ett statusmeddelande som andra kommer att se genom att bara sväva över din profilbild i Teams. Detta är ett utmärkt sätt att skriva ett meddelande till alla andra utan att behöva skicka meddelanden till dem. Exempelvis: Jag jobbar hemifrån eller Jag är tillgänglig mellan kl. 10 och 14.

Kommunicera som ett proffs med Microsoft Teams | © Storyals AB

Avslutningsvis

Att lära sig använda Teams för att kommunicera effektivt kräver inte bara teori – utan också praktik. Som chef eller teammedlem är det viktigt att föregå med gott exempel och ge feedback till medarbetare om hur man effektivt kommunicerar via Teams.

På Storyals är vi experter på att effektivt använda Teams och alla de andra verktygen i Microsoft 365. Vi hjälper dagligen organisationer utveckla sin digitala arbetsplats, öka produktiviteten och jobba smartare helt enkelt! Hör av dig till oss om du och ditt team vill veta mer om vad vi skulle kunna göra för just er.

– Ulrika Hedlund