Användningen av Microsoft Teams har för många blivit ganska kaosartad – alltför många team, kanaler och gruppchattar och dokument i en salig röra. Detta kaosartade sätt att jobba leder till frustration och missnöje med verktyget i sig. Som alltid handlar det om hur vi använder de digitala verktygen. För att jobba effektivt i Microsoft Teams krävs lite ordning och reda. Användare behöver veta vilka team som används till vad, vilka kanaler vi använder för att kommunicera, att gruppchattar enbart används för sådant som är tidskritiskt eller mer socialt, och att man vet hur man hittar de dokument man söker.

Hur gör man då för att få ordning och reda? Nyckeln till framgång är att implementera en Teamsstrategi.  I den här bloggen får du lite konkreta tips på hur ni som organisation kan skapa en Teamsstrategi.

Implementera en Teamsstrategi

Vad är då en Teamsstrategi? Ja, låt oss börja med vad som inte är en strategi, och det är att man slår på Microsoft Teams för alla och låter medarbetare göra som de vill utan några som helst riktlinjer. Då får du garanterat kaos. Ingen tar ansvar för att ta fram riktlinjer, ingen ser över vilka utbildningar som behövs och vilka krav som skall ställas på användare. Ingen följer eller tar höjd för de många förändringar Microsoft introducerar. För att ta fram en Teamsstrategi rekommenderar vi att ni gör följande:

1. Definiera vad ni ska använda Microsoft Teams till

Som ett första steg är det viktigt att man som organisation gör ett aktivt val och definierar vad ni ska använda Teams till. Ska det användas enbart för chatt och online-möten? Eller ska det användas fullt ut för samarbete och tillgång till andra verksamhetssystem? Beslutet beror naturligtvis på en rad olika faktorer – som exempelvis vilka andra system som används, hur verksamheten ser ut, användarnas mognadsgrad, mm. Naturligtvis kan detta beslut variera inom olika delar av organisationen och också förändras över tid.

Se till att ni har mjuka knän för hur ni använder Teams för ”vips” säger det, så får Teams nya förmågor. Teams kan plötsligt ersätta saker som telefonen, intranätet, projektteknik eller så dyker det upp en integration till ett annat viktigt internt system som logistik eller CRM.

2. Ta fram olika typer av team

Vi får ofta frågan om vi ska bygga i hierarki eller i processbaserad struktur när vi skapar team – och svaret är båda. Vi har behov av att jobba ihop med personerna i vår arbetsgrupp och avdelning, samt över avdelningsgränserna i olika processer.

Vi kan även ha andra typer av team, som exempelvis för ett specifikt kontor, projekt eller kanske ett intresse som “Cykelfantasterna”. Däremot är det viktigt att poängtera att samarbete i Microsoft Teams handlar om att skapa en bättre digital arbetsmiljö för vår vardagliga verksamhet och att bygga relationer med kolleger –  inte bara sociala intressen.

En vacker dag kommer vi kanske ha bra mallar från Microsoft där vi kan sätta upp ett visst innehåll i våra team –  men vi är inte där ännu. Nu får vi jobba med förebilder och koncept.

3. Skapa en policy för skapandet av team

På Storyals jobbar vi med analogin att ett team är som ett hus. Om alla fick sätta upp hus var som helst, hur som helst, skulle det bli kaos i samhället.

Tänk på samma sätt när det gäller skapandet av team – skapa ”bygglovsregler”, med andra ord en policy för skapandet av team i er organisation.

Det finns vissa saker skaparen av ett team behöver ta ställning till. Vad ska teamet användas till? Ska det vara publikt eller privat? Vem ska läggas till som ytterligare ägare? Ska medlemmar läggas till manuellt en och en, eller via en grupp som IT avdelningen har skapat? Se till så att skapare av team utbildas i detta och automatisera gärna processen så att det blir lätt att göra rätt. Vi på Storyals har utbildningen, och här är ett förslag på en gratis app som Microsoft har tagit fram för att styra skapandet av team : Request a Teams app.

4. Implementera era ”Golden Rules”

Teamsägare är informationsägare. Detta är en stor förändring från tidigare sätt att arbeta, men det ÄR så att den som äger teamet och samarbetet, också äger informationen. Det är inte IT som gör det, bara för att IT ansvarar för tekniken. Teamsägaren ansvarar för att det är rätt personer i teamet, att informationen sprids till rätt personer och inte läcker ut.

Det ska finnas två ägare till varje team – MINST två ägare! Du kan ha fler, men vi ska inte vara beroende av en person som kan sluta, vara på semester eller sova gott för att snabbt kunna lägga till medlemmar eller hantera teamet.

Det ska finnas “husregler” för hur vi jobbar i varje team.  Vi behöver inte jobba exakt likadant i alla hus. Marknadsavdelningen kommer aldrig att jobba likadant som Ekonomiavdelningen, men alla hus (team) ska ha husregler.

Ladda gärna ner vårt förslag som utgångsläge för några gemensamma regler och lägg ansvaret på era teamsägare att skapa de regler som behövs i deras team.

5. Överlåt designen av teamet (huset) till teamsägaren och ge vägledning

Vissa saker kommer automatiskt i Microsoft Teams, exempelvis får alla team en kanal som heter ”Allmänt” ( som ej går att byta namn på). I den fortsatta analogin med huset, kan kanalerna ses som ”rum” i huset där man jobbar ihop. Kanalerna ska således skapas baserat på det jobb som utförs.

Ge vägledning i form av vilka kanaler som kan vara bra att ha – exempelvis en kanal för socialt snack (Fikarummet), en privat kanal för sådant som enbart är för chefer (Chefsrummet), och så vidare. För att guida användarna rekommenderar vi att man använder kanalens flikar för att tydliggöra vad kanalen är till för – denna flik bör ha följande: Syfte, Målgrupp, Arbetssätt och Ägare. Se till att alla era publika team har detta och led med exempel.

Behöver ni hjälp att skapa team? Kontakta oss så hjälper vi er ledningsgrupp/marknadsavdelning, mm. skapa team för bästa resultat via en online workshop.

6. Skapa arkiv och ställ krav på teamsägare att städa upp

Arkiv är lösningen på att Teams inte blir framtidens G:/ – en kyrkogård över samarbeten från förr. Det viktigaste som händer här är att informationsägandeskapet går från ledaren till juridik, arkivarie eller ledningen beroende på hur er organisation ser ut.

Vad ska arkiveras?

  • Det som är strategiskt viktigt
  • GDPR känsligt
  • Måste sparas
  • Vill sparas

Detta ska inte vara en individuell värdering från teamsägarna utan det ska gemensamt definierats av organisationen, via informationsägaren till arkivet, eller arkiven (man kan ha flera arkiv, som HR arkiv, ekonomiarkiv, projektarkiv, o.s.v).

Det går att “arkivera” team, rent tekniskt som Microsoft Teams Administratör. Det är dock en jättedålig idé eftersom det bara tar bort teamet från Microsoft Teams med all kommunikation – men inget görs åt alla dokument.

Att sätta upp arkiv är inget man gör i en handvändning, men det är viktigt för att ha ordning.

Kontakta oss eller boka en Workshop i information & dokumenthantering för att komma vidare.