Med hänsyn till det som nu händer i världen och med det globala hälsoläget vänder sig organisationer till teknologi för att göra det möjligt för sina anställda att arbeta på distans. Microsoft tillkännagav nyligen en sexmånaders gratis testversion av E1 Office 365 som innehåller en mer avancerad version av Microsoft Teams än  gratisversionen.

Med verktyg som Microsoft Teams kan företag fortsätta hålla möten, genomföra evenemang och kommunicera med varandra – online. Man kan snabbt samla in information och genomföra undersökningar med Forms, anställda kan komma åt sin information var som helst med OneDrive for Business och SharePoint. Kort sagt, alla funktioner i Office 365 som gör att du kan komma åt din information var som helst, och samarbeta med vem som helst, blir en nödvändighet i dagens samhälle.

Det är en förutsättning att ha rätt teknik på plats, men som alltid – och kanske särskilt i en osäker tid – är det viktigt att ge användarna vägledning och stöd. Det är här Microsofts ”Adoption & Change Management”-partners som Storyals kan hjälpa till.

I det här blogginlägget vill jag dela med mig av vad vi gör för att hjälpa våra kunder att snabbt mobilisera sin personalstyrka. Med Storyals Office 365 Adoption Services hjälper vi organisationer att få sina anställda att komma igång med Microsoft Teams (och resten av Office 365). Detta sker via riktade, professionella onlinetjänster utformade för att ge slutanvändare de kunskaper de behöver – med minimal störning av den dagliga verksamheten. Jag rekommenderar varmt att investera i professionell hjälp. Men om ni av någon anledning inte kan göra det så kan ni alltid lära er av hur vi har skapat våra tjänster och hur vi jobbar steg för steg.

Skapa en ledningsgrupp

Nominera en grupp nyckelpersoner som ska leda initiativet – en ledningsgrupp. Denna grupp måste bestå av nyckelpersoner från olika avdelningar – HR, marknadsavdelningen, IT och representanter från era olika affärsenheter. Ett accelererat mobiliseringsprogram som detta kräver att ni alla arbetar tillsammans, att ni kan fatta snabba beslut och att ni arbetar mot samma mål. Att använda Microsoft Teams för att kommunicera öppet och effektivt är idealiskt för detta ändamål. Tillsammans med IT-avdelningen skapar vi ett team i Microsoft Teams och lägger till en privat kanal för ledningsgruppen. Eftersom det handlar om att bygga digitala muskler brukar vi på Storyals rekommendera att man kallar teamet ”Office 365-gymmet”. För den utsedda ledningsgruppen skapar vi en privat kanal som får heta ”Gym management”, d.v.s. de som leder arbetet. Om ni tänker på detta som ett tillfälligt projekt – tänk om! Det är bättre att ni tänker på Office 365 och kompetensbyggande i Teams som något långsiktigt och pågående. Folk kan komma och gå, men ni bör bygga ett ramverk som håller över tid.

När teamet har skapats bjuds ledningsgruppen in till ett online-möte där de får en ordentlig introduktion i vad arbetet innebär, samt hur man använder Microsoft Teams. Mötet spelas in för alla som inte kan delta i mötet. Det inspelade mötet är tillgängligt i kundens Office 365-videostreamingtjänst Stream så att alla kan titta på det efter mötet.

Säkerställ finansiering

Tyvärr har många organisationer ingen budget för utbildning av slutanvändarna i Office 365. Det är verkligen kortsiktigt (jag vill nästan säga korkat, men avstår från att använda det ordet). Varför spendera så mycket pengar på mjukvara och hårdvara om dina användare inte får korrekt vägledning i hur man använder verktygen på ett effektivt sätt? Detta skulle möjligen kunna vara en positiv aspekt som kan komma ur en global kris som denna. Inställda evenemang och resor innebär besparingar. Se till att ni styr om pengarna och istället investerar för att säkerställa att personalen är ordentligt utrustad och kunnig!

Aktivera din tekniska infrastruktur och utrusta din personal

Se till att IT-infrastrukturen i organisationen har kapacitet att stödja en helt digital arbetsplats. Har alla rätt programvarulicenser? Har alla kontor ordentlig internetanslutning? Har ni sammanträdesrum med videokonferensutrustning som måste uppgraderas eller bytas ut? Gör en lista på allt som behöver utvärderas och åtgärdas. Lär er mer om hur man optimerar sin infrastruktur här.

Personalen måste utrustas och ges bra verktyg för att kunna utföra sina arbeten!  Moderna bärbara datorer med webbkameror och bra headset (certifierade för Microsoft Teams) gör en ENORM skillnad för användarupplevelsen. Det kan ha fungerat okej med vanliga headset till mobilen om man bara har haft något timmeslångt möte per dag, men om man ska tillbringa merparten av sin arbetstid framför datorn med möten och online-samarbeten behöver man utrustning som är utformad för distansarbete. Personligen gillar jag enheter där man kan använda en penna att skriva med direkt på skärmen – vare sig det är på en surfplatta, dator eller stor skärm (såsom Surface HUB som man kan använda som en digital whiteboard). Det gör det lättare att brainstorma eller bara skissa upp något så som man skulle ha gjort på en whiteboard.

Glöm inte styrning och säkerhet!

Även om ni agerar snabbt för att mobilisera er personalstyrka så måste ni också tänka på styrning och säkerhet. Vem ska tillåtas skapa ett team? Kommer ni tillåta externa användare i teamet? Kan medarbetare använda sina egna enheter? Får de ladda ner information som ägs av företaget på sina privata enheter? Vad är er lösenordspolicy? Följer ni Microsofts rekommendationer eller har ni andra krav? De policys ni inför kommer vara beroende av vilken bransch företaget verkar i, samt företagets användarkrav. Hur ska ni kommunicera detta till slutanvändare? I det här skedet bjuder vi  in era IT-ansvariga för att gå igenom alla videor och frågor i Storyals Office 365 Adoption Kit. De har då möjlighet att skriva ner specifika meddelanden som de vill att användarna skall se vid en viss tidpunkt i videon. Vårt videoproduktionsteam lägger till en text-popup utformad enligt er egna grafiska profil.

Identifiera dina champions och skicka dem på bootcamp

Som i alla förändringsprocesser är det bra att först bygga ett team med ambassadörer, eller vad vi kallar ”champions”. De kommer vara era föregångare och hjälpa andra i organisationen genomgå förändringen. I kanalen vi döpt till “Gym management” skapar vi en flik med en Excel-fil där medarbetarna får nominera personer på sina respektive avdelningar som skulle vara bra champions. Dessa personer bör vara influencers i sina arbetsgrupper eller på sina avdelningar. Personer som andra naturligt vänder sig till för att få råd. Det bör inte vara de mest tekniskt kunniga personerna eftersom dessa ibland (inte alltid) kan ha svårt att beskriva värdet för slutanvändarna.

När era champions har identifierats skapas en annan privat kanal i det digitala Office 365-gymmet. Denna kallas ”Champion bootcamp” och här får användarna ett intensivt träningspass i Office 365. Vi startar passet med ett online-möte (som återigen spelas in och sparas i kanalen). Därefter tilldelas era champions ämnen från Storyals Office 365 utbildningspaket. Alla frågor som läggs upp i kanalen ”Champion bootcamp” besvaras online av Storyals team av experter. Totalt krävs ca 8 timmar för att genomgå intensivpasset. Det är upp till organisationen hur ni vill dela upp detta. Om det ska vara ca 2 timmar om dagen i en vecka, eller om ni vill att era champions verkligen ska göra en intensiv Office 365-bootcamp och ”svettas ordentligt” under en eller två dagar. När era champions har genomgått utbildningen rekommenderar vi att ni ger dem ett erkännande och belönar dem. Det kan till exempel vara en make-over och en professionell fotosession för att ta fina profilbilder. Ni kan också skapa en särskild logga för era champions som de kan lägga till i sina profilbilder på Office 365 – ett sätt för andra att se att de är just champions inom organisationen. Andra belöningar som bra headset eller annan utrustning är också perfekt att dela ut till era champions.

Ge slutanvändarna tillgång till digital utbildning

Nu när ni har allt detta på plats är det dags att ge resten av medarbetarna digital utbildning i Office 365-gymmet. Allt görs digitalt. Innan användarna bjuds in till Microsoft Teams kommer de att få ett mejl med ett välkomstmeddelande där de presenteras för sin coach och utbildningsplattformen. Det kan se ut så här:

Efter välkomstvideon tilldelas medarbetarna Storyals olika utbildningsämnen för Office 365. Ledningsgruppen får kontinuerligt uppdateringar om medarbetarnas framsteg via kanalen “Gym Management”.

Stöd och engagera era användare kontinuerligt

När era slutanvändare har gått igenom de obligatoriska utbildningsämnena från Storyals, samt fått en introduktion till påbyggnadsutbildning, så har de förmodligen många frågor. Som tur är kan de besöka kanalen ”Office 365-gymmet” för att få svar. Här får de också kontinuerligt tips och rekommendationer om hur man arbetar smartare med Office 365.

Mer information

Vill du veta mer om hur du snabbt kan mobilisera din personal? Kontakta oss så kan vi boka ett online-möte. Om er organisation har fler än 1 000 användare kan ni också be oss genomföra en Team Assessment Workshop tillsammans med er, finansierad av Microsoft. Denna kan genomföras via Microsoft Teams med deltagare var som helst i världen.