BAKGRUND

GAC, Gulf Agency Company, är ett av världens ledande frakt- och logistikföretag. Företaget grundades 1956 i Kuwait och har idag över 9 000 anställda och har 300 kontor i 50 länder.

GAC har cirka 5 000 anställda som använder Office 365 varje dag. Office 365 är ett affärskritiskt verktyg för företaget och man såg ett behov att utöka kunskapen om vilka applikationer och smarta arbetssätt som finns i plattformen.

Bolaget har genom åren utvecklat en mycket stark e-utbildningskultur och samtliga anställda går minst en e-utbildningskurs varje år. GAC ville använda kortare filmer som inte bara utbildade de anställda i vissa processer och ökade kunskapsnivån, utan även skapade nya idéer samt en ambition att lära sig mer.

Företaget tittade på några olika lösningar från andra leverantörer, men gillade konceptet med Storyals format, det vill säga att utbildningen genomförs i form av berättelser (”stories”).

LÖSNINGEN

GAC har sedan länge ett eget system för utbildningshantering, LMS (Learning Management System) som används vid e-utbildning. En förutsättning vid upphandling av tjänsten var att bolaget kunde använda detta system.

Storyals kunde leverera tjänsten integrerad i GAC:s system för utbildningshantering. Företaget kunde därmed kunde använda sin egen plattform för att distribuera filmerna.

”Processen var smidig gällande hantering av avtal och allt är digitalt. Storyals tog sig tid att förstå hur vi ville ha det och hjälpte till att skapa rätt flöde i utbildningen”, säger Martin Wallgren, Chief Information Officer på GAC.

UTFORMNING

GAC valde lösningen Storyals Lite och använde till stor del Storyals standardpaket. Dock behövde företaget en extra film som behandlade utbildning i datasäkerhet. Storyals utvecklade och producerade denna film i samarbete med säkerhetsexperter på Microsoft.

”Det gick fantastiskt smidigt från idé till leverans av filmen om datasäkerhet. Vi fick tidigt exempel och utkast som vi kunde ge feedback på. Storyals starka kontakt med Microsoft hade också mycket positiv inverkan på resultatet”, berättar Martin Wallgren.

 

RESULTAT

Efter genomförandet av utbildningen har GAC uppmätt en stark ökning av användning av funktionerna i Office 365.

”Detta gör att vi blir effektivare och bättre på att samarbeta med hjälp av digitala verktyg. Vi får en ökad säkerhet och en automatisk backup av dokument och filer när vi börjar använda plattformen mer”, säger Martin Wallgren.

GAC:s mål var att skapa medvetenhet hos de anställda om vad som är möjligt, och ett sug efter att lära sig mer om Office 365. Enligt Martin Wallgren har man lyckats med detta:

”Av de anställda som genomfört utbildningen säger 96 procent att de har lärt sig något nytt och att de kan rekommendera kursen till andra.”

GAC menar dessutom att man på lång sikt kommer att få mer konkreta förslag från personalen på fördjupningskurser, eftersom de anställda nu fått större insikt i vilka verktyg Office 365 innehåller och hur de kan användas.

Vissa anställda anser att filmerna ibland känns lite för långa. Man ser en gräns på cirka 8 minuter — allt längre än detta har uppfattats som ”långt”. Personerna i filmerna är tjänstemän medan många av GAC:s anställda ofta befinner sig ute på fältet där de arbetar praktiskt med frakt och logistik, ofta i tuffa miljöer med dåligt väder. GAC hade gärna sett en större blandning mellan olika befattningar och miljöer i Storyals filmer.

Ulrika Hedlund, grundaren av Storyals, bemöter denna feedback:

“Vårt nuvarande material är framtaget för traditionella kontorsarbetare som har en dator som sitt primära arbetsverktyg. Men vi är nu i samtal med ett flertal av våra kunder, och Microsoft, för att samla in information till nytt material som vi planerar att släppa till våren med berättelser för de som jobbar på fältet. ”

OMDÖMEN

”Jag är glad över att GAC och våra kollegor går i rätt riktning. Jag har redan börjat använda OneNote och hoppas kunna tillämpa detta i arbetet i Trinidad.” -Verksamhetschef, Trinidad

”De allra flesta i mitt team har genomfört utbildningen nu. Jag måste säga att detta har varit den mest användbara kursen i GAC Academy och jag ser fram emot mer liknande innehåll.” Verksamhetschef, Dubai

“Jag vill bara säga att sättet som Storyals presenterar kursen på är fantastiskt och jag har definitivt lärt mig nya saker. Tack till IT-teamet för detta initiativ.” Affärschef, Kuwait

”Kursen är genomförd och jag måste säga — mycket bra. Även om jag redan kunde en hel del om Office 365, kan man alltid lära sig nya tricks och tips. Jag kommer aktivt att främja deltagande i kursen.” GAC Storbritannien

“Vi arbetar med Outlook 365 på daglig basis, så kursen täckte definitivt vad vi behövde. Särskilt med tanke på modulerna om e-posthantering så har de senaste dagarna varit lite mer produktiva än vanligt. Jag kan nu prioritera bättre kommunikation och städa upp i min virtuella arbetsyta.” GAC Logistics