Allt fler organisationer letar efter sätt att effektivisera arbetet för sin personal och kunna arbeta smartare med hjälp av digitala hjälpmedel. Program som Microsoft Teams  växer explosionsartat! På Storyals arbetar vi dagligen med att hjälpa våra kunder få ut mer av Office 365 och Microsoft 365. Jag får ofta frågan om vilka framgångsfaktorer som är absolut grundläggande för att lyckas med Teams. Så här kommer de!

1. Säkerställ att Teams passar er

Innan ni blir alltför exalterade och börjar skapa team för glatta livet så måste ni förstå hur Teams fungerar och fatta ett medvetet beslut om hur, och om Teams, passar i just er organisation.

Teams är fantastiskt för funktionella eller projektbaserade arbetsteam som jobbar tätt tillsammans oavsett var i världen team-medlemmarna finns. Men Teams är inte idealiskt om ni sällan interagerar med varandra över huvud taget. Teams är byggt för den moderna världen och kräver en internetuppkoppling för en bra upplevelse. För det mesta är detta ett icke-problem, men det kan vara högst relevant i vissa delar av världen.

Jag pratade nyligen med en chef som hade introducerat Teams i sitt säljteam. När jag frågade hur det gick sade han att även om han verkligen gillade Teams så passade det inte honom särskilt väl eftersom han oftast befinner sig på ett flygplan, eller på en avlägsen plats utan internet. Med hjälp av Outlook kan han gå igenom sin inkorg, formulera svar på e-post och läsa igenom förslag – utan att vara uppkopplad. Så för dem var det inte möjligt att helt och hållet övergå till Teams.

I dagens digitala samhälle borde avsaknad av internetuppkoppling inte vara ett stort problem för de allra flesta organisationer – men det är viktigt att ni är medvetna om för- och nackdelarna med Teams innan ni börjar använda det.

2. Utbilda er personal

Att använda Microsoft Teams är helt omvälvande för de flesta. Sättet man kommunicerar på, hur man filtrerar information, hur man uttrycker sig och hur man samarbetar. Det innebär att man ber folk att helt ändra arbetssätt. Det är en riktigt stor grej!

 Erbjud därför er personal korrekt vägledning, goda exempel och verklighetsbaserade situationer som visar hur man använder Teams.

Om ni börjar använda Teams utan att göra några ändringar i notifikationsinställningarna, eller om medarbetare börjar skapa massor med team, så kan jag lova att er introduktion till Teams kommer att bli katastrofal!

Personligen låter jag ingen använda Teams om de inte först har genomgått Storyals utbildning för Teams och blivit certifierade.Förbättra ert samarbete | © Storyals AB

3. Föregå med gott exempel

Om ni har skapat ett team och bjudit in andra så måste ni föregå med gott exempel. Jag jämför ofta ett team med ett hus där man arbetar tillsammans med andra. Man måste göra huset hemtrevligt så att folk gillar att vara där. Skapa ordningsregler. Här är några exempel:

Ordningsregler för Teams

Klicka här för att ladda ner exempel på ordningsregler för Microsoft Teams som ni kan använda i er organisation. (Uppdaterad nov 2019).

a. Var aktiv och engagerad

Ingen gillar ett tyst och tomt hus. Se till att engagera er så mycket som möjligt. Jag skriver alltid en veckouppdatering som jag publicerar i vår allmänna kanal som alla har tillträde till. Där delar jag med mig av de saker vi har på gång under veckan. Uppmuntra medarbetare att dela genom att själv göra det!

Många vana e-postanvändare drar sig för att störa andra med ”skräppost”. Med Teams är det helt annorlunda. Användarna bestämmer själva vad de vill lyssna på, vilket gör det omöjligt med för mycket kommunikation. Använd video när det är möjligt. Om man sitter hemma och inte vill visa sin fula soffa – dölj bakgrunden eller ladda upp en annan bakgrundsbild!

b. Använd konversationer för allt som kan vara av intresse för andra i teamet.

Hela idén med Teams är att skapa en öppen dialog. Om medarbetarna använder gruppchatt för all kommunikation istället för konversationsfönstret så skapar man silor i teamet. Låt oss därför gå tillbaka till bilden av ett hus. Det är viktigt att alla ska kunna lyssna på och delta i andras samtal. Man vill inte att folk ska tissla och tassla bakom lyckta dörrar.

Gruppchattar är bra för saker som inte är värdefulla för de som befinner sig utanför chatten. Till exempel ”fast i tunnelbanan”, ”försenad,” ”vem vill gå på lunch?”

c. Var snäll och stödjande

Detta är en självklarhet men ändå en bra ordningsregel. I Teams finns många sätt att visa stöd genom att använda reaktioner, s.k gifar, klistermärken, memes och mycket mer. Lär känna era medarbetare och använd dessa olika kommunikationssätt på ett klokt sätt. Till exempel så kan vissa vara helt okej med att få hjärt-emojier från en kollega eller chef, medan andra skulle känna sig obekväma. Förklara för teamet vad uttrycket betyder!

Vid tvekan är det  bra att hålla sig till ”tummen upp”.

Detta är några exempel på ordningsregler. Använd dem gärna – eller skapa egna!

Kolla in Microsoft Teams “House Rules”  för en djupare insikt i dessa ordningsregler och inkludera ett avsnitt om vad dessa reaktioner eller uttryck (eller helt enkelt emojier) i Microsoft Teams betyder.

4. Satsa allt

För att lyckas med Teams måste alla satsa allt! Det betyder att ni måste använda Teams till hundra procent för kommunikation och samarbete. Era teammedlemmar måste få reda på att allt de behöver veta om det arbete ni gör i Teams – inte i Outlook, WhatsApp, via SMS eller något annat. Användarna bör spara alla dokument de arbetar med i Teams (indirekt till SharePoint-biblioteket som är inrättat för varje team) – inte till deras egna OneDrive eller (ännu värre) deras egna hårddiskar. Det kan hända att det blir lite motstånd mot detta eftersom medarbetare inte är vana vid att dela något som är ofärdigt – men det är av grundläggande vikt för förbättrat samarbete.

5. Var uthållig

Det är svårt att ändra beteende! Folk är så vana vid att använda e-post. Eftersom vi fortfarande använder e-post för att kommunicera externt så har många av oss en fot i Outlook och en i Teams. Man kan vidarebefordra ett mejl till en kanal i Teams – men det är typ så långt integrationen går.

För att lyckas måste man vara väldigt uthållig. När jag får mejl från teammedlemmar så svarar jag på dem i Teams. Efter ett tag så lär de sig att det är bättre att bara använda Teams från början.

Det här är några tips om hur man lyckas med adoption av Teams. Kontakta oss om ni har frågor – vi är redo att hjälpa er 😊. Eller klicka på knappen ”Boka en demo” nedan för att se hur Storyals fungerar.

BOKA EN DEMO