Många organisationer har börjat använda Microsoft Teams för onlinemöten och chatt. Faktum är att under senaste tiden har vi sett en explosionsartad ökning i användandet av Microsoft Teams. Det här är fantastiskt med tanke på hur svårt det är att driva adoption av nya verktyg. Med det sagt så handlar Microsoft Teams om så mycket mer än chatt- och mötesfunktoiner. Den verkliga kraften i applikation visar sig när man börjar bygga team på arbetsplatsen. I den här bloggartikeln ger jag dig tio steg för hur ni skapar ett team i världsklass i Microsoft Teams.

 

Först och främst är det viktigt att förstå att det krävs en gemensam arbetsinsats för att lyckas med att bygga funktionella team i Microsoft Teams. Om alla är vana vid ett arbetssätt där man skickar e-post till varandra, delar dokument via bilagor och skapar dokument på ett linjärt sätt – så är det en tuff övergång till att jobba som ett team där e-post ersätts med kanalinlägg, dokument delas automatiskt och redigeras samtidigt. Om man ska lyckas – antingen som team eller organisation – så måste alla förstå VARFÖR. Vilka är fördelarna med att ändra det sätt vi jobbat på i åratal? Läs artikeln ”För- och nackdelar med Microsoft Teams” för att bättre förstå både det positiva och det negativa med Teams. Som fördjupning kan jag även rekommendera ”How to succeed with Microsoft Teams”. Om ni har tillgång till Storyals utbildningslösning eller följer våra bloggar så vet ni att vi använder analogin av ett hus för att bättre förklara hur Microsoft Teams fungerar. Huset representerar ert team och de olika rummen i huset representerar kanalerna. Jag fortsätter använda samma analogi i den här artikeln. Nu kör vi igång! Här är steg ett:

1. Bestäm vilken sorts hus ni ska bygga

Ett team kan antingen inkludera alla i organisationen eller en mindre arbetsgrupp. Här fokuserar vi på team som inkluderar avdelningar eller arbetsgrupper och återspeglar er organisationsstruktur – exempelvis marknadsföringsteam, säljteam o.s.v. Det kan även röra sig om projektbaserade team med medarbetare på olika avdelningar, samt externa resurser som arbetar på olika projekt. Man måste även avgöra om huset ska vara öppet eller om dörren ska vara låst så att man kan reglera vem som får komma in.  I Microsoft Teams motsvaras detta av ett öppet eller privat team.

2. Använda gamla möbler eller skaffa nya

Om ni är en startup eller nyligen har börjat använda Microsoft 365 så har ni lyxen att flytta in i ert nya hus med helt nya möbler. Men för många är detta inte fallet. Ni har antagligen möbler som ni köpt under årens lopp. Nu är det dags att bestämma om ni ska behålla dem eller inte. I Microsoft Teams kan man skapa ett nytt team och länka det till en befintlig Office 365-grupp.  På det viset fortsätter ni att använda er befintliga SharePoint, OneNote anteckningsbok o.s.v.

3. Designa rum som passar för ert arbete

Nu har ni ert hus. Om ni inte har använt ett modulhus – motsvarande en fördefinierad mall i Teams – så måste ni själv utforma rummen i ert hus, d.v.s. kanalerna i Teams. Detta bör vara en gemensam arbetsinsats med nyckelpersoner i ert team involverade. Om teamet är väldigt litet så kan kanalen Allmänt räcka. Om man vill skapa ett hemtrevligt hus vill man inte ha en massa tomma rum. Men om ni konstruerar huset för ett avdelningsteam som behöver mycket utrymme för att få jobbet gjort så måste ni ha en funktionell planlösning. Sätt också en ansvarig för varje rum eller kanal.

Här är ett exempel på ett team för marknadsavdelningen. Här har vi följande kanaler: Social Media, Events, Web sites, Newsletters, Team fun, Random ideas & questions.

4. Skapa privata rum

Grundinställningen i Teams är att alla i huset kan gå in i alla rum och få tillgång till allt innehåll. Generellt är det bra. Idén är att skapa transparens och en öppen kommunikation. Men det kommer alltid finnas saker ni vill diskutera eller arbeta med utan att andra kan se. Det kan handla om att ledningen vill diskutera personalfrågor eller planer som ännu inte är offentliggjorda. Här måste man ha särskilda rum som är låsta. I Teams motsvaras detta av privata kanaler.

5. Skapa en översikt för planlösningen

Innan ni bjuder in folk till det nya huset bör ni skapa en översikt för planlösningen. Planlösningen i huset motsvarar en informationsflik i Teams. Under fliken ”Allmänt” rekommenderar jag att man lägger till en flik som kallas ”Om det här teamet” och för varje kanal en flik benämnd ”Om den här kanalen”.

6. Sätt upp viktiga saker på väggarna

Se till att använda väggarna i respektive rum för att lyfta fram saker av vikt. I Teams motsvarar detta flikar. Använd detta utrymme för målsättningar, prognoser och utveckling, samt material ni använder ofta o.s.v.

7. Organisera och acceptera att det blir rörigt

Varje kanal har sin egen mapp i teamets SharePoint dokumentbibliotek. Så fort någon bifogar en fil sparas den i roten. För närvarande kan man inte välja var man vill spara filen. Microsoft jobbar på förbättringar men för tillfället får man bara acceptera att det blir rörigt. Om man behöver bättre struktur eller bättre dokumenthantering, eller om man behöver dela dokument med externa medarbetare, får man skapa ett separat dokumentbibliotek. Man kan sedan länka dokumentbiblioteket till team via en flik.

8. Underlätta kommunikation med taggar

Om man har ett litet hus så kan man enkelt ropa på folk med namn. Men säg att ni har ett team med 50 personer och ni vill skicka ett meddelande till bara de i Dubai. Ett enkelt sätt att göra detta är att märka medarbetare med ”taggar”.

9. Gör huset ”smart”

När ni flyttar in i det här nya digitala huset, se till att utnyttja allt som finns för att göra det smart. Det finns oändliga möjligheter – från automatisk belysning till inbyggda högtalare som spelar er favoritmusik. I Teams motsvaras detta av de många appar och anslutningar som kan läggas till i huset.  

10. Be om ett passerskort

Nu har vi kommit till det sista steget. När ni byggt det här vackra huset så vill ni inte att nya medarbetare ska dyka upp och smutsa ner, skapa oordning eller högljutt störa andra som försöker jobba. Se till att användarna är certifierade för hur man använder Teams innan de släpps in. På Storyals har vi två videoserier man måste gå igenom innan man släpps in i teamet – Kommunicera mer effektivt online med Teams där användarna lär sig att använda chatt- och mötesfunktionerna, samt Förbättra ert samarbete med Teams .

Slutligen,

Som ny användare av Microsoft Teams så kan det kännas aningen överväldigande. Men när man väl vänjer sig vid att jobba på det här sättet vill man aldrig återgå till e-post! Genom att använda Teams ökar man öppenheten och förbättrar kunskapsutbytet. Teams gör det enklare att kommunicera med varandra – var man än befinner sig – och gör jobbet mycket roligare. Man måste lära sig krypa innan man kan gå – så förvänta er inte att ert första team blir ett i världsklass. Ge det tid att växa – jag är säker på att ni ganska snabbt kommer att inse fördelarna! Lycka till med att skapa ert dream team!

Behöver ni hjälp med digital transformation inom er organisation? Då är Storyals Adoption Workshop en bra start! Kontakta oss så berättar vi mer och få mer info om workshopen genom att klicka nedan.

LÄS MER